In mijn vorige blog ‘Waarom ik fan van brown paper ben’ deed ik uit de doeken wat ik de pluspunten vind van brown paper. Maar natuurlijk zijn er ook veel mensen die brown paper vreselijk vinden.
En voor de haters van brown paper, voor jullie schrijf ik dit blog.
En natuurlijk ook voor de fans die de medewerking van de haters nodig hebben.
Het eerste wat mij namelijk opvalt is dat de haters natuurlijk niet echt het bruine papier haten, maar vooral de associaties die het oproept. En ik geef deze mensen groot gelijk!
Geen enkele tool, techniek of methode is heilig.
En toch… vaak wordt dat wel zo gepresenteerd. Hoe vaak ik wel niet de uitspraak met een heel diepe zucht heb gehoord:
“Daar kómt weer iemand met dat bruine papier aan zetten”
Dan lach ik lief en ga enthousiast door met het papier ophangen – want zo ben ik dan ook wel weer.
Geïnteresseerd vraag ik naar de reden van hun grote verzuchting over het papier.
“Het is al de zoveelste keer dat iemand ingevlogen wordt om dat ding vol te krijgen”
“Uit het vorige traject waarin we brown paper gebruikten is ook niets gekomen” [met het gezicht erbij alsof er poep is gebruikt om het papier te kleuren]
“We moesten zogenaamd input leveren en we hebben er nooit meer iets van gehoord”
“Het is een dans die we doen omdat m’n manager mooi weer wil presenteren bij zijn bazen”
“De discussies die hier uitkomen gingen eindeloos door. We hebben de brown paper dus maar weer van de muur gehaald”
En ja, zeg nou zelf, deze uitingen zijn natuurlijk zo inspirerend als een grap die niemand begrijpt.
Het probleem ligt alleen niet bij de brown paper maar bij het gebruik ervan.
Niets is nou eenmaal zo vervelend als input leveren en merken dat er niets mee wordt gedaan. Dat geeft geen energie. Dat maakt niet dat je de volgende keer opspringt om het nogmaals te gebruiken.
Een workshop moet een duidelijk doel hebben
Alle deelnemers moeten het doel erkennen en de bijdrage zien die hij of zij daarin kan leveren. De workshop is niet het doel. De brown paper die gebruikt wordt is geen doel. Dat wat de workshop oplevert is een startpunt voor iets nieuws. Daar horen acties bij. Met die acties moet je aan de slag, die acties moet je naleven. Terugkoppelen aan de deelnemers uit de workshop wat er wel en niet mee gedaan is. Een latere beslissing die haaks staat op dat wat er uit de workshop kwam? Niet altijd te voorkomen, maar communiceer het wel altijd. Niet iedereen hoeft het er vervolgens mee eens te zijn, maar ieders inspanning wordt in ieder geval op waarde geschat. Waardering is het sleutelwoord. En dat is nou net wat je nodig hebt voor de volgende keer dat je input wilt van deze mensen. Durf te staan voor de uitkomst.
En dat je de vorige keer het doel behaalde toen je brown paper gebruikte is geen garantie dat het de volgende keer weer lukt. Het middel blijft slechts een middel. Weeg elke keer af welk doel je hebt en welk middel je daarvoor het beste kan gebruiken.
En dan nog even terug naar het optekenen van het huidige proces als 1e stap van je procesverbetering
Brown paper is daar superhandig voor. Het doel kan zo klein zijn als het delen van ieders stuk in het proces, zodat uiteindelijk iedereen écht begrijpt hoe het proces in elkaar steekt. Zo klein kan het doel al zijn. Maar dat is dan wel het subdoel van het uiteindelijke doel dat het proces voortaan sneller, soepeler of op een ander vlak beter gaat lopen. Een kleine verbetering kan leiden tot grote effecten voor je klanten, je collega’s en jezelf. En wie wil dat nou niet?
Dus haters, ik nodig jullie uit om degene die jullie vragen een bijdrage te leveren aan een brown paper workshop te vragen naar het leveren van de randvoorwaarden die voor jullie belangrijk zijn.
En fans van brown paper, jullie daag ik uit om goede randvoorwaarden voor de workshop te creëren en de afspraken die jullie daaromtrent maken na te leven. Minimaal een helder doel en de afspraak te hebben om de uitkomst van de gekoppelde acties te communiceren met de deelnemers. Zodat de deelnemers aan jouw workshop wél staan te springen om nog eens een brown paper sessie te doen met als doel zo de wereld weer een stukje mooier maken.
Ben jij klaar om in actie te komen? Met of zonder brown-paper? Heb je alleen nog wat hulp nodig om in actie te komen?
Mail me dan op Tessa@ChangeByU.nl of contact me via social media dan kijken we samen hoe jij de wereld een stukje beter, leuker en lichter kan maken!
